את המדריך הקצר הזה כתבי בעקבות שני אירועים שקרו לי בזמן האחרון; הדרכה על שימוש בדואר אלקטרוני ותכתובת עם מישהו שחשבתי שקיבלתי ממנו דואר זבל ואז התברר לי שלא.
במסגרת עבודתי, העברתי שיעור בשימוש בדואר אלקטרוני למשתתפי קורס שיווק חברתי. אחד הנושאים ששמתי עליהם דגש הוא כתיבה נכונה של שורת הנושא של אימייל (Subject), בייחוד מכתבים המיועדים לנמענים שאליהם כותבים בפעם הראשונה. לכבוד השיעור, תרגמתי (ברשות) מאמר עתיק (1988) ונפלא של Jokob Neilsen בשם "מיקרו-תוכן : איך לכתוב כותרות, כותרות דפים ושורות נושא". לאחר שעברתי עם המשתתפים על סעיפי המאמר נתתי להם תרגיל: לכתוב (באנגלית) כותרת של מכתב שבו הם פונים בפעם הראשונה לקרן ובמכתב הם מבקשים לדעת מה הם התנאים לקבלת מענק מאותה קרן. המשימה היתה קשה להם מאד. רובם לא הצליחו לעשות זאת טוב בפעם הראשונה. הם לא היחידים.
הארוע השני היה כשקיבלתי מכתב ששורת הנושא שלו היתה "FYI, Backward integration" והשורה הראשונה במכתב היתה "שירות תשלומים ייחודי וחדשני עבור מוצרים אינטרנטיים בישראל". התרגזתי, שלחתי עותק של המכתב לרשימת התפוצה דואר זבל עם עותק לשולח שבו אני מפציר במי שמכיר את השולח להבהיר לו שהוא לא יגיע רחוק אם הוא ימשיך להפיץ Spam. הבחור כתב אלי בחזרה, נעלב, והבהיר לי שהמכתב נשלח אלי אישית ואל עוד כמה אנשים בישראל כי הוא חשב שתוכן המכתב יעניין אותי מבחינה מקצועית. מחילופי הדברים בינינו הבהרתי לו שלא היתה לי שום דרך לדעת שהמכתב אינו Spam. הסיום המוצלח של דו השיח שלנו היה במשפט של השולח "קיבלתי, הפנמתי".
משני הארועים האלה נבטה אצלי הבנה חשובה. כמות דואר הזבל שבה אנחנו מוצפים מחייבת אותנו, כשולחי דואר אלקטרוני, להניח שהנמענים שלנו יחשדו בכל מכתב שהם מקבלים ממישהו לא מוכר להם. זו היא אחריותנו שלנו להבהיר באופן שאינו משתמע לשתי פנים שהמכתב שלנו אינו דואר זבל.
הנה כמה נקודות "עשה" ו-"אל תעשה" שיעזרו למכתב שלכם לא להיזרק לפח:
העובדה ששם הנמען מופיע ב To: לא הופכת את המכתב שלכם לדואר לגיטימי. כל תוכנה יודעת לעשות את זה.
השם שלכם לא אומר כלום לאף אחד. אם לא התכתבתם לאחרונה עם הנמען, אל תניחו שהוא זוכר את השם שלכם, אם מרשימת תפוצה או מפורום משותף שבו הוא היה אמור להיחשף לשם שלכם.
אף פעם, אני חוזר, אף פעם, לא להצמיד קובץ למכתב הראשון.
No Subject? הצחקתם אותי. ישר לפח!
שורת הנושא חייבת להבהיר למקבלי המכתב שהוא ממוען אליהם אישית. אנשים זוכרים את התכנים שהם כתבו בעצמם לאחרונה. השיטה שבה אני נוקט היא להשתמש בתוכן מתוך האתר של הנמען. אם אני רוצה להגיב על איזה נושא מתוך האתר, אני משתמש בטקסט מהכותרת של הנושא או במלים מסויימות מתוך התוכן שבו.
בשורה הראשונה במכתב אני כותב Shalom Mr. John Levi. אין עדיין תוכנות דואר זבל שמשתמשות בפניה Shalom ולכן היא מבהירה שהמכתב נכתב בידי בן אנוש ולא על ידי תוכנה.
בשורה השניה אני מציג את עצמי, את מקום העבודה שלי או את האתר שלי ואת הנושא שבגינו אני כותב.
לאנשי המכירות האמריקאים יש סיסמה "You don't get a second chance to make first impression". הסיסמה עשויה להיות נכונה גם בדואר אלקטרוני. יכול להיות שאם לא הצלחתם "לשכנע" את הנמענים שהמכתב שלכם "לגיטימי", מייד ייפתח פילטר על שמכם והמכתבים הבאים ייזרקו ישר לפח, בלי להיקרא בכלל.
הצלחתם לעבור את משוכת פתיחת המכתב וקריאת השורה הראשונה? מצויין. עכשיו גם שאר המכתב צריך להיות כתוב טוב.
.png)
